Toggl, l’outil bête comme CHOUX pour mesurer votre temps super efficacement – Hack #17/30

Ce qui se mesure s’améliore : pour être productif vous devez pouvoir mesurer votre temps efficacement pour pouvoir l’analyser et vous améliorer. Aujourd’hui nous partons à la découverte d’un outil top pour ça : Toggl.

Pour fêter la sortie de mon journal de productivité “Agir et Réussir”, je démarre un “mois de la productivité” : tous les jours je partagerai avec vous d’autres astuces, habitudes, tactiques et stratégies 🙂

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Les vidéos précédentes de ce mois de la productivité :

Le meilleur système de productivité pour réussir (1/30)
La règle des 2 minutes pour ne pas saturer votre système de productivité. Hack Productivité #2
Le meilleur logiciel pour être productif (3/30)
Rêver pour être plus productif ?! Hack Productivité #4
Définir vos objectifs pour poser votre échelle sur le bon mur (5/30)
Le temps masqué, le hack de productivité inconnu (6/30)
Le fameux 80/20 et comment l’utiliser efficacement
Plus productif avec un bureau vide – Hack Productivité 8/30
Le piège des distractions : Un outil bête comme choux pour vous protéger
Comment le Pomodoro va changer votre vie
La procrastination, pourquoi tu l’as fait et comment la VIRER – Hack de productivité #11/30
L’astuce INCONNUE pour devenir plus productif (et être au top) – Hack Productivité #12/30
Donnez-vous ce challenge inconfortable pour gagner du temps – Hack de productivité #13/20
La technique de l’amélioration consciente pour devenir un Jedi de la productivité – Hack #14/20
Une astuce contre intuitive pour devenir BEAUCOUP plus productif – Hack #15/20
Faire ses tâches en lot pour être plus productif, simple et efficace Hack #16/30

 

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Découvrez mon histoire en 1 minute 41 : http://bit.ly/MonHistoire

A 18 ans, j’ai décidé de quitter l’école pour créer ma première entreprise. Je n’avais qu’une envie : être libre. Après avoir surmonté de nombreux obstacles, j’ai réussi à mettre mon entreprise au service de ma vie, plutôt que d’avoir une vie au service de l’entreprise… Aujourd’hui, je voyage 6 mois par an et j’inspire des milliers d’entrepreneurs et de créateurs à être plus libres et plus heureux.

Que vous souhaitiez changer de vie, réussir sur Internet ou tout simplement devenir une meilleure personne, ma chaîne vous y aidera. Chaque jour, vous trouverez une nouvelle vidéo inspirante pour vous aider à vivre une vie plus riche.

#RebellesIntelligents #DéveloppementPersonnel

Transcription texte (littérale) de la vidéo “Toggl, l’outil bête comme CHOUX pour mesurer votre temps super efficacement – Hack #17/30” :

Salut les rebelles intelligentes.

On a vu de très nombreuses manières d’être plus productifs tout au long de ce mois de productivité : des stratégies, tactiques, habitudes, actions à faire régulièrement. Aujourd’hui, on va parler de comment mesurer efficacement tout cela.

J’ai découvert il y a quelques mois un logiciel absolument extraordinaire, c’est mon ami Sébastien le Marketeur français qui m’en a parlé et cet outil, c’est Toggl, à ne pas confondre.

Toggl à la base, c’est un outil en ligne que vous pouvez aussi avoir sur votre Smartphone qui sert plutôt aux freelancers à mesurer le temps qu’il passe pour chaque client afin de savoir combien ils doivent facturer chaque client ?

En tant que bons rebelles intelligents, nous allons hacker ce logiciel pour l’utiliser à nos propres fins, à savoir pour analyser finement sur quelle tâche précisément et quel type de projet nous travaillons pour voir s’il n’y a pas des choses à améliorer ? Je vous montre le fonctionnement.

Nous voilà dans la page d’accueil de Toggl une fois que vous avez créé votre compte. Alors ici, j’ai un timer qui a démarré. En fait, c’est quand j’ai commencé à faire mon batch de vidéos. J’ai parlé du concept de tâches en lots dans une autre vidéo de ce défi.

Là, je vais cliquer sur « Arrêt » pour vous montrer un peu comment cela fonctionne. Je vais cliquer ici pour pouvoir catégoriser ce travail que je suis en train de faire. Là, je suis en train de faire une création vidéo tout simplement.

Bien sûr là, je vais pouvoir reprendre et vous pouvez concaténer, donc cela veut dire fusionner différentes choses. Là, si je remets « vidéo création » par exemple, il va tout de suite me fusionner les deux et je peux avoir le détail ici.

Là, comme je suis en train de faire une vidéo justement pour moi, c’est que je suis en train donc « la vidéo création », je continue à me monitorer pendant que je fais cela.

Par exemple, aujourd’hui, là, on voit mon travail aujourd’hui, ici celui d’hier. Aujourd’hui, on est mercredi, donc cela, c’est le travail d’avant-hier. On peut voir que cette semaine, j’ai travaillé 14 heures par exemple. Aujourd’hui, j’en suis à 4 heures de travail, et on peut voir ici les détails. Donc, j’ai passé 10 minutes à gérer mes emails, 20 minutes à faire des tâches, soit en confier à mon équipe, soit en gérer dans Asana.

Vous pouvez voir qu’ici, on a les tâches en question et ensuite, j’ai créé ici des catégories. On a une catégorie création de contenu, management, admin et création de produit. Vous voyez que je passe beaucoup de temps en ce moment à promouvoir mon journal de productivité. Si on ne clique pas sur le détail ici, on pouvait croire que j’ai travaillé de 8h40 du matin à 14h, mais ce n’est pas autant. En tout, j’ai travaillé 2h30 dessus mais en différentes périodes, comme vous pouvez le voir ici.

Après, certaines tâches pourraient être catégorisées de plusieurs manières différentes. Par exemple là, c’est vrai que si je voulais être précis, je ne suis plus vraiment dans la création de produit. Je suis dans la promotion du produit, donc il faudrait plutôt que je mette cela dans mon marketing.

Pour moi, la promotion initiale fait partie de la création. C’est ce que je dis toujours que beaucoup d’auteurs font cette erreur de croire que quand ils ont rendu leur manuscrit, ils ont terminé leur boulot, alors que c’est comme un alpiniste qui arrive en haut de la montagne, il a juste fait la moitié du chemin, il doit aussi redescendre et c’est tout aussi dangereux de retourner, de descendre que de monter. Et c’est pareil, un auteur qui a rempli son manuscrit, c’est bien, il a fait son travail de création, maintenant, il doit faire son travail de promotion.

Mais si je fais la promotion du journal dans quelques mois, là je considérerais effectivement que c’est plutôt du marketing.

Toutes les vidéos que je crée en ce moment, c’est pour parler du journal. Je pourrais dire aussi que cela fait partie de là, mais au bout d’un moment, vous faites aussi un choix et il ne faut pas non plus couper les cheveux en quatre, il faut rester raisonnable dans le temps que cela vous prend pour catégoriser les choses. Il faut que juste que vous ayez un bon aperçu de tout cela.

On peut voir qu’hier, j’ai préparé des vidéos. Alors, cela peut être des recherches que je fais en complément, des recherches souvent, c’est sur des sujets qui ne sont pas liés à la création en elle-même. Ensuite, j’ai passé 1h30 à créer des vidéos, j’ai passé du temps sur Asana. C’est là où je gère le plus mon équipe.

J’ai payé des factures, cela m’a pris 23 minutes, des factures du mois. Tous les mois, j’attends que tout le monde m’envoie les factures. C’est encore moi qui les paie dans ma boîte, j’aime bien gérer cela. C’est un aspect très sensible à externaliser, donc vous voyez que cela ne prend pas… comme je regroupe toutes les factures en une seule fois, cela ne me prend pas un temps démentiel non plus. Et puis, gestion des emails.

Tout cela, c’est bien, on a une vision vraiment détaillée. Après, ce qui est intéressant, c’est d’aller dans les « Reports ». Là, par défaut, il met plutôt la semaine en fait.

Cette semaine, on peut voir que j’ai travaillé 12h pour l’instant sur 2 jours et demi. On peut voir que lundi, j’ai travaillé 5h, mardi, j’ai travaillé 4h20. Et aujourd’hui, je n’ai pas encore terminé la journée, j’en suis à 3h.

Et ce qui est génial, c’est qu’on peut grouper les choses différemment. Là, je lui demande de me grouper cela par tâche et en me les classant de la tâche qui prend le plus de temps à celle qui a pris moins de temps.

On va plutôt regarder la semaine dernière parce que là, la semaine est en cours, donc c’est un peu biaisé. J’essaie d’avoir 2 jours par semaine où je ne travaille pas du tout. Là, cela change un peu parce que je suis en période de promo, donc je mets un peu plus de temps. Et on peut voir que c’est la promotion du journal qui me demande le plus de temps, ce qui est logique. Et qu’on voit que la préparation… Si on compte cela, clairement, cela fait partie aussi de la promotion du journal, on est à 12h de travail à peu près. Ensuite les emails, le livre en anglais, je suis toujours en train de travailler dessus…

Puis après, on peut se balader de semaine en semaine. Là, c’est une semaine un peu plus typique, j’ai passé quoi ? 15 et 20 minutes le week-end, donc j’ai dû checker des trucs. Là 23h, j’ai travaillé à peu près… cela correspond à une semaine normale 20h ici à 25h.

C’est très intéressant, on peut analyser ici. Là, c’est une semaine où vraiment le week-end, je ne faisais pas grand-chose. Après bien sûr, on peut même demander carrément… voir le mois dernier. Là, on a le nombre d’heures total. J’ai quand même passé du temps sur le journal.

Faisons carrément l’année parce que c’est vachement intéressant. Donc, attention ! En sachant que l’année, comme je vous ai dit, moi, j’ai découvert ce logiciel à peu près à la mi-février, donc déjà le mois de février n’est pas compté complètement.

On peut voir que le mois de juin, c’est juste la folie totale parce que c’est le lancement de la formation Blogueur Pro typiquement tous les ans et c’est là où je travaille vraiment beaucoup, typiquement 60-70h par semaine, on peut aller voir d’ailleurs.

Et on peut voir que sur l’année jusqu’à présent, j’ai passé énormément de temps à bosser sur le lancement. On voit que les emails, cela me prend beaucoup de temps.

Quand on prend la préparation du lancement, le lancement en tant que tel, on voit que clairement, c’est ce qui me prend le plus de temps dans l’année, ce qui est logique puisque c’est aussi ce qui rapporte le plus à l’entreprise.

Vous voyez à quel point déjà tout de suite, c’est extrêmement intéressant et on peut grouper. On va grouper par client.

Je vous ai dit, à la base le logiciel, il est conçu pour les freelances qui veulent monitorer le temps qu’ils passent à facturer des clients. Mais dans les faits, j’ai hacké le truc. En fait, les clients, c’est des projets, donc vous voyez que je passe beaucoup de temps dans le marketing, dans la gestion admin, c’est tout ce qui est administratif, création de produit, création de contenu. Donc les produits, c’est tout ce qui est biens. Cela inclut aussi la mise à jour de produits, à la gestion des clients, le management… donc c’est très intéressant.

Vous voyez à quel point c’est vraiment excellent de pouvoir analyser cela. Si je vais parler par exemple sur le mois où je travaille le plus dans l’année, de très loin, on va aller en juin, j’avais des journées à 27h, je crois qu’il y a un bug dans le monitoring, il faut que je regarde cela. Mais voyez, j’ai des journées à 9h de travail et tout cela.

Cela me plaît parce que je sais que c’est 2 semaines dans l’année. Bref, voyez à quel point c’est intéressant, cela vous permet vraiment d’étudier en détail comment vous fonctionnez et de voir s’il n’y a pas des choses que vous pouvez améliorer.

En sachant également, je le précise, que c’est une année très particulière puisqu’évidemment, j’ai quand même pas mal travaillé en Mars parce qu’à ce moment-là, on était confiné. Normalement, tout ce temps-là, je voyageais la moitié du temps, voire plus. Et typiquement, quand je voyage, je divise mon temps de travail par deux.

En tout cas, cela me donne un aperçu, moi, j’adore cela. Tous les mois, je vais analyser ce que j’ai fait au mois précédent et j’essaie d’en tirer des leçons pour pouvoir m’améliorer.

Pour revenir ici, si par exemple, j’arrête là, comment cela fonctionne ? Vous créez ici un nouveau projet et puis, vous pouvez ajouter un client. Pour moi, les clients, vous avez compris, c’est les grandes catégories. Puis après, vous choisissez, vous pouvez ici créer une autre catégorie si vous le souhaitez. Là, je vais rajouter « vidéo création ».

C’est vraiment un logiciel simple, ultra intuitif à utiliser et voyez qu’ici par exemple, il me donne par défaut dans la semaine déjà écoulée dans quoi j’ai passé plus de temps. D’abord « vidéo création », ensuite « journal de productivité », ensuite « email »…

Donc, on le voit ici. Cela, c’est les récaps de la semaine complète.

Et le plus beau dans tout cela, ce logiciel est entièrement gratuit. Honnêtement, je n’ai toujours pas compris quand est-ce que je devais leur envoyer de l’argent.

Je vous recommande vivement de le tester, de commencer à mesurer comment vous passez votre temps. Vous allez voir, c’est très intéressant.

Et pour info, parfois quand je parle aux Toggl, on parle de RescueTime. Alors, j’utilisais RescueTime pendant des années. C’est un logiciel que vous installez sur votre ordinateur et qui monitore tout automatiquement. Il va monitorer le type de logiciel que vous ouvrez, combien de temps, les sites web que vous visitez. Bref absolument, tout ce que vous faites sur votre écran.

Et honnêtement, déjà moi, cela me pose un petit peu de problèmes au niveau de la vie privée quand même, mais au-delà de cela, je l’ai vraiment utilisé pendant plusieurs années, je n’ai pas trouvé que c’était si actionnable que cela, c’est-à-dire que je ne pouvais pas en tirer autant d’actions que ce que je voulais.

Le problème de cela, c’est qu’il va essayer de catégoriser automatiquement ce que vous faites et il fait cela plus ou moins bien. Et Ok, vous pouvez aller changer manuellement les catégories, mais ce n’est pas si évident et intuitif que cela. Je préfère largement Toggl parce que Toggl, c’est moi qui déclenche le chronomètre et je lui dis exactement ce que je fais, donc c’est moi qui choisis.

Voilà, est-ce que toi, tu utilises Toggl pour mesurer ton temps ou est-ce que tu utilises un autre outil, est-ce que tu l’as déjà fait ? Si oui, partage-le dans les commentaires, cela sera très intéressant d’avoir ton retour.

En complément, je te rappelle que j’organise ce mois de la productivité pour fêter la sortie de mon journal Agir & Réussir qui est un journal pour t’aider à être focalisé comme un laser sur tes objectifs et avant tout cela, qui va t’aider à bien choisir tes objectifs pour s’assurer qu’ils sont connectés à tes valeurs, ta mission, ton ikigai.

Et pour donner un petit coup de pouce aux librairies physiques, je t’offre même une formation complète qui est l’enregistrement d’un atelier que j’ai donné il y a quelque temps à Paris pour une poignée d’entrepreneurs sélectionnés qui avaient investi à l’époque 2 000€ pour pouvoir y participer.

C’est offert pour toi, si tu vas acheter Agir & Réussir dans une librairie locale, à l’endroit, c’est mieux. Et pour cela, tu nous envoies tout simplement une photo de ton petit ticket de caisse à [email protected] et on te donnera accès à la formation très rapidement.

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