👨🏻‍💻👩‍💻👩🏾‍💻 Coronavirus : Comment travailler à distance en équipe

Vous êtes confiné chez vous, comme des milliards d’êtres humains, et vous galérez à travailler à distance avec votre équipe ? Je partage comment je fais dans cette vidéo, et l’outil « magique » que j’utilise 🙂

– Vidéo complémentaire « Comment travailler 6 mois par an en inspirant des centaines de milliers de personnes » : https://www.youtube.com/watch?v=2dVTbx3GLK4&list=PLlNaq4hbeacQ226pBIDOfzkuS3i1PG361&index=5

Asana : https://asana.com/

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Découvrez mon histoire en 1 minute 41 : http://bit.ly/MonHistoire

A 18 ans, j’ai décidé de quitter l’école pour créer ma première entreprise. Je n’avais qu’une envie : être libre. Après avoir surmonté de nombreux obstacles, j’ai réussi à mettre mon entreprise au service de ma vie, plutôt que d’avoir une vie au service de l’entreprise… Aujourd’hui, je voyage 6 mois par an et j’inspire des milliers d’entrepreneurs et de créateurs à être plus libres et plus heureux.

Que vous souhaitiez changer de vie, réussir sur Internet ou tout simplement devenir une meilleure personne, ma chaîne vous y aidera. Chaque jour, vous trouverez une nouvelle vidéo inspirante pour vous aider à vivre une vie plus riche.

#RebellesIntelligents #DéveloppementPersonnel

https://youtu.be/Y04P-swzBFM

Transcription texte (littérale) de la vidéo « 👨🏻‍💻👩‍💻👩🏾‍💻 Coronavirus : Comment travailler à distance en équipe » :

Est-ce que vous êtes entrepreneur, freelance ou que vous travaillez en équipe en tant qu’employé, et à cause du virus, vous êtes confiné et du coup vous devez faire cela sur le web ?

Si oui, bonne nouvelle, puisque je vais partager avec vous les meilleures pratiques, les 20% d’actions qui vous amènent 80% de résultats pour travailler à distance efficacement.

D’abord, je me présente pour ceux qui ne me connaissent pas.

Je suis Olivier Roland et je suis notamment un spécialiste du travail efficace à distance pour les entreprises. J’ai donné des conférences dans le monde entier sur l’art de travailler à distance et je vous donne le lien vers la toute dernière conférence que j’ai donné. C’est un mix d’une conférence que j’ai donné à Paris et une autre à Marrakech juste en dessous dans la description.

Déjà pour résumer, mon entreprise, il y a à peu près une vingtaine de personnes dans l’équipe, on travaille de manière complètement asynchrone.

Qu’est-ce que cela veut dire asynchrone ?

C’est un terme que j’ai inventé pour différencier la manière dont mon entreprise est organisée par rapport à la version classique.

Qu’est-ce que c’est que la version classique ?

Pendant des millénaires, depuis que les premières entreprises ont été inventées, il n’y avait pas d’autres possibilités pour les hommes pour coopérer entre eux que de faire cela de manière synchrone. C’est-à-dire, en temps réel, on faisait des réunions tout simplement et puis on échangeait.

Après, avec le téléphone, on a pu faire cela par téléphone. Après, on a pu faire des téléconférences… Mais la plupart des entreprises sont encore organisées autour de ce concept, de ce principe que vous êtes obligé ou, en tout cas, on va vous encourager à ce que la majorité des échanges se fasse en temps réel, avec l’exception bien sûr de l’email, mais l’email, généralement, on va vous demander de pouvoir répondre rapidement.

Dans mon entreprise, on s’organise complètement différemment puisqu’on décourage fortement d’échanger en temps réel.

On ne fait pas de réunion, on ne fait pas d’appel téléphonique, ou alors très peu, le strict minimum, et on encourage les gens à échanger de manière asynchrone, pas en temps réel, via email et via un logiciel spécifique dont je vais vous parler justement.

Il y a plusieurs gros avantages à cette organisation.

La première, c’est qu’il n’y a pas d’horaire de bureau. Donc, votre équipe peut être dans le monde entier.

Il y a des gens dans mon équipe qui travaillent du Québec, du Japon, du Gabon, du Tunisie, d’Angleterre, de France évidemment, et de plein d’autres pays comme cela. Et il y a aussi des gens qui sont complètement nomades et qui voyagent d’un pays à l’autre en permanence, je ne sais même pas où ils sont, et cela n’a aucune importance.

Donc, pas d’horaire de bureau, pas besoin d’être sur un fuseau horaire en particulier. En tout cas, certaines personnes dans l’équipe doivent être dans un fuseau horaire qui n’est pas trop éloigné de l’Europe pour certains cas spécifiques notamment quand on fait un gros lancement de produit. Cela donne une extrême flexibilité, et du coup, cela permet d’embaucher des talents dans le monde entier. Il n’y a pas de restriction géographique.

Pas d’horaire de bureau, donc cela attire des gens qui aiment avoir une flexibilité dans leur manière de travailler. Tout ce qu’on demande, c’est que les tâches soient faites en temps et en heure.

Vous allez attirer avec ce modèle naturellement des gens qui sont débrouillards, autonomes, créatifs. Par contre, cela ne fonctionne pas pour tout le monde.

Cela, c’est vraiment un résumé extrêmement court et succinct des conférences que je donne. Encore une fois, si vous voulez aller plus loin, cliquez sur le lien qui se trouve dans la description, dans le commentaire pour voir cela en détail.

Aujourd’hui, je vais partager avec vous le logiciel que j’utilise pour organiser les tâches dans mon équipe et que les membres de mon équipe utilisent pour s’organiser entre eux de manière complètement asynchrone.

Ce logiciel s’appelle Asana et c’est juste une révolution.

Aujourd’hui, on vit une crise dramatique avec des conséquences importantes pour tous les gens qui sont touchés ou qui ont des proches qui sont touchés par le Coronavirus. Et bien sûr, il y a aussi des conséquences psychologiques importantes : être chez soi, ne pas pouvoir sortir quand on le veut… Ce n’est pas toujours facile.

Mais comme dans toute crise, il y a des choses positives qui vont en ressortir et je pense que l’une des choses positives fondamentales, c’est que clairement, cela va accélérer la tendance vers le télétravail, ce qui va amener bien plus de flexibilité dans l’organisation des gens, moins de pollutions et d’autres bénéfices encore.

C’est intéressant d’utiliser cette opportunité pour pouvoir apprendre à s’organiser différemment parce que c’est quelque chose qui va rester en partie dans le futur et aussi pour être plus efficace.

Pour moi, Asana, c’est vraiment un outil extraordinaire. Il faut savoir qu’il est payant à partir de 15 personnes. Honnêtement, moi, je n’ai pas mis toute mon équipe dessus, il y a 14 personnes exactement qui sont dans mon Asana et je n’ai toujours pas compris quand est-ce que je devais leur envoyer de l’argent.

Clairement déjà, 15 personnes, cela vous permet d’avoir une très belle organisation dans Asana. Il faut déjà avoir une entreprise qui tourne bien pour avoir autant de personnes. Donc, cela vous permet d’expérimenter sans avoir un budget important.

Sans plus attendre, je vous montre comment utiliser Asana efficacement. Vous allez voir, c’est révolutionnaire.

Ici, on est sur la page d’accueil de mon tableau de bord Asana, le tableau de bord Asana de mon entreprise. On peut voir ici les tâches qui me sont attribuées et qui vont bientôt être dues. Là, on a une date limite pour aujourd’hui, demain, ici ce dimanche, et différents projets que j’ai créé.

On va commencer par mes tâches. Et cela, c’est très intéressant, c’est que je peux moi-même m’attribuer des tâches dans ce logiciel et mon équipe aussi peut m’attribuer des tâches.

Par exemple, ici, on a des tâches de vérification d’articles que m’a attribué ma responsable éditoriale Alizée. Cela, c’est une tâche que j’ai moi-même créée pour que je planifie des vidéos pépites parce que mon équipe s’occupe de la plupart des choses au niveau de l’organisation de mes vidéos sur YouTube, mais c’est encore moi qui décide, qui valide une vidéo en dernier recours et qui, une fois qu’elle est validée, vais la planifier.

Par exemple ici, on a un article invité pour le blog Habitudes Zen, 3 approches pour investir sereinement sur les marchés, et Alizée qui me dit : « est-ce que tu es d’accord ? ». Et là, je dis : « Oui, c’est bien ».

La mention de l’article invité était un peu trop tard dans mon article, donc je dis qu’il faut le mentionner plus tôt.

Quand Alizée me dit : « Ok, c’est fait. », je vais cliquer sur « Mark Complete » ici ou elle le fera et cela va disparaitre de mon tableau de bord.

Ici, je vois les différentes tâches qui vont arriver. Et ici, dans « Tâches diverses », c’est vous qui créez les différents projets, à vous de faire ce que vous voulez. Il y a des tas de manières de s’organiser avec Asana.

Là en fait, j’ai les différentes tâches que j’attribue à mon équipe en fonction des besoins avec une date limite… Cela, c’est très intéressant parce que tout de suite, je vois en rouge ce qui est en retard.

Quand on s’approche de la date limite, il y a Asana qui commence à envoyer des mails aux membres de l’équipe qui sont concernés par cette tâche en leur disant : « Attention, il y a cette tâche qui arrive. ».

Alors, surtout pour moi, un des gros énormes avantages d’Asana, ce sont les tâches récurrentes. Moi, j’ai créé un dossier spécifique pour elles mais ce n’est pas obligatoire parce que vous pouvez faire en sorte…

Dans toute entreprise, vous avez des tâches comme cela qui doivent être faites tous les jours ou toutes les semaines, tous les mois, parfois tous les trimestres, parfois deux fois par an et c’est facile d’oublier de les faire.

Avec Asana, c’est fini le temps où vous oubliez ce genre de chose.

Là, il y a des tas de tâches qui me sont attribuées et qui sont attribuées à différentes personnes de mon équipe. Je vois immédiatement celles qui sont en retard.

Typiquement les tâches qui ont quelques jours de retard, je ne vais pas trop m’affoler. Ici par exemple, je demandais qu’est-ce qui se passe. Cela fait déjà près de 10 jours que c’est en retard, où est-ce que l’on en est ? Donc, je vais le mettre ici. Et cela, c’est extrêmement pratique.

Moi, je vous recommande pour les tâches récurrentes d’avoir un dossier comme cela spécifique parce que vous voyez immédiatement les tâches qui sont en retard de celles qui ne le sont pas.

Et ici dans « Inbox », quand vous avez un petit point orange, cela veut dire qu’il y a des gens qui vous ont attribué des tâches ou des gens qui ont répondu à vos tâches, … ou des gens qui ont validé vos tâches. Donc, que des trucs qui vous concernent.

Pour ajouter une tâche, on va cliquer ici tout simplement sur « Add Task » et ici, par exemple, je vais dire à Elisabeth : « peux-tu me faire un compte-rendu des KPIs du mois de février ? », je mets n’importe quoi. Je vais cliquer sur « Details ».

Ici, je vais pouvoir l’attribuer à quelqu’un de mon équipe, ici, mettre une date limite, rajouter éventuellement des sous-tâches – cela, c’est possible – rajouter des commentaires ici. Je peux rajouter des fichiers.

Et pour en faire une tâche récurrente, je vais mettre ici Set to repeat. On peut faire en sorte que par exemple, elle répète tous les X jours après la complétion, après avoir terminé la tâche. Vous pouvez dire toutes les semaines, tel jour par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’elle se lance deux fois par jour ou deux fois toutes les 4 semaines par exemple, tous les mois, tous les ans, … Vous voyez un peu la flexibilité de ce logiciel.

Il y a beaucoup d’autres fonctions. D’ailleurs, pas mal sont payantes. Quand vous allez dans les Portfolios, par exemple, il vous dit : Hé ! C’est sympa, mais non, tu n’as pas accès à cela parce que c’est gratuit. Mais déjà, franchement, avec les fonctions de la version gratuite, vous avez vraiment de quoi faire et vraiment de quoi beaucoup mieux organiser votre entreprise à distance.

J’espère que cela vous a plu, que cela vous incite à travailler davantage de manière asynchrone, ou en tout cas de travailler de manière plus performante à distance parce que bien sûr, on peut aussi utiliser Asana avec une entreprise entièrement synchrone mais à distance.

Ce n’est pas obligatoire bien sûr d’être asynchrone et à distance, c’est juste quelque chose que vous pouvez rajouter et que je vous recommande d’essayer.

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