L’ingrédient simple et indispensable pour déléguer efficacement (236/365)

Pour déléguer efficacement, vous devez bien former vos associés. Et pour ne pas prendre trop de temps à le faire, vous pouvez utiliser cet outil magique et incroyable : l’écriture. ;-D

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A 18 ans, j’ai décidé de quitter l’école pour créer ma première entreprise. Je n’avais qu’une envie : être libre. Après avoir surmonté de nombreux obstacles, j’ai réussi à mettre mon entreprise au service de ma vie, plutôt que d’avoir une vie au service de l’entreprise… Aujourd’hui, je voyage 6 mois par an et j’inspire des milliers d’entrepreneurs et de créateurs à être plus libres et plus heureux.

Que vous souhaitiez changer de vie, réussir sur Internet ou tout simplement devenir une meilleure personne, ma chaîne vous y aidera. Chaque jour, vous trouverez une nouvelle vidéo inspirante pour vous aider à vivre une vie plus riche.

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Transcription texte (littérale) de la vidéo “L’ingrédient simple et indispensable pour déléguer efficacement (236/365)” :

Je me trouve toujours à El Nido aux Philippines et je discutais avec un ami, Pierre, qui a une agence d’organisation de différents trips qui s’appelle El Nido Paradise.

C’est quelqu’un de très intéressant. Non seulement il a un business ici, mais il a aussi pas mal de sites sur le web qui lui rapportent plusieurs euros par mois de manière assez automatisée.

Il me disait qu’avant, il y a une personne qui travaillait pour lui et elle est partie, cela fait à peu près 1 an et demi, 2 ans.

Et cette personne travaillait aussi pour moi.

On commence à discuter de cela et il me dit que depuis qu’elle est partie, il ne l’a pas remplacé. Donc aujourd’hui toujours, il fait les tâches qu’il lui avait confiées.

Et je lui dis : comment ça se fait car ça fait 2 ans qu’elle est partie.

Il me dit que le problème, c’est qu’il faudrait qu’il forme la personne remplaçante et ça va prendre du temps.

Je lui dis que c’est marrant parce que cette personne travaillait aussi pour moi et je l’ai remplacé extrêmement rapide en moins d’un mois.

Donc, il a préféré s’occuper des petites tâches sauf qu’à long terme, ça fait perdre plus de temps que ça en fait gagner.

Et moi, ce que j’ai fait pour trouver quelqu’un extrêmement rapidement, c’est que tout était décrit dans des procédures écrites.

Les procédures écrites, c’est la vie. C’est avec ça que vous allez vous enlever une énorme épine du pied.

Cette personne était la responsable éditoriale des blogs.

C’est elle qui recevait les demandes d’articles invités, qui discutait avec les auteurs de leurs propositions, et qui ensuite validait les sujets puis les articles et corrigeait.

En gros, elle les mettait en ligne et planifiait leur publication.

C’est un rôle très important parce que j’ai beaucoup de demandes d’articles invités sur mes blogs.

Sur « Des livres pour changer de vie », vous pouvez faire des chroniques de bouquins surtout de business et développement personnel.

Sur « Habitudes Zen », sur tout ce qui peut rendre plus zen, plus heureux.

Sur « Devenez Meilleur », c’est le développement personnel.

Et « Blogueur Pro », c’est tout ce qui est marketing Internet et blogging.

Tout était décrit dans des procédures, exactement comment il fallait faire, quels étaient les critères de sélection des articles, ce qu’il fallait corriger, ce qu’il ne fallait pas corriger, les sujets qu’on accepte, les sujets qu’on n’accepte pas.

Quand Alizée a commencé à travailler, j’ai dit : « Donne-moi ton ID au Dropbox, je partage avec toi le dossier avec toutes les procédures.

Lis ça. Voici la première proposition d’article invité. Suis la procédure. Si à un moment, il y a un truc que tu ne comprends pas, tu me demandes. Si tout va bien, tu suis le truc et tu me dis : voilà Olivier, c’est bon, j’ai fini le premier machin. »

Ce qui fait qu’extrêmement vite, en deux jours, Alizée était opérationnelle parce que tout était décrit et j’ai eu très peu de management à faire.

J’en parle énormément dans « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études ». Les procédures, c’est extrêmement pénible à faire. Pour la plupart des entrepreneurs, c’est casse-pieds. Il faut décrire les trucs, alors que c’est tellement plus facile de juste parler.

En faisant ça, les amis, vous faites une erreur dramatique.

Il y a une invention extraordinaire qui a complètement changé la face de l’humanité il y a 6 000 ans, c’est l’écriture.

L’écriture a complètement transformé la civilisation parce qu’elle a permis de transmettre beaucoup plus facilement les connaissances.

Les différentes améliorations dans la diffusion de l’écriture ont donné à chaque fois naissance à des boums extraordinaires scientifiques et économiques, le plus récent étant Internet, et avant ça, l’imprimerie.

La plupart des chefs d’entreprise aujourd’hui sont toujours comme les chasseurs cueilleurs de la préhistoire.

C’est-à-dire que l’essentiel de la transmission du savoir dans une entreprise se fait de manière orale.

C’est une perte de temps énorme majeure et aussi une source de stress conséquente parce que l’autre problème aussi, c’est que quand vous avez transmis l’essentiel des connaissances de manière orale, vous êtes aussi un maillon important dans la chaîne de la connaissance.

Si à un moment, il y a un employé qui ne se rappelle plus de quelque chose ou qui se pose une question, il va vous appeler. Du coup, vous vous mettez au centre de votre entreprise, vous devenez indispensable. Et ça, c’est absolument ce que vous voulez éviter de faire.

Vous devez créer votre entreprise en vous retirant le plus possible de l’organigramme.

Vous n’allez pas travailler dans l’organigramme, vous allez travailler sur l’organigramme. La manière dont tout est organisé, c’est la clé pour avoir une entreprise qui n’est pas trop stressante.

Il vous permet de voyager dans des endroits absolument magnifiques.

C’est casse-pieds d’écrire des procédures. Il faut le faire au début.

C’est aussi quelque chose qui peut être facilement délégué. Vous pouvez expliquer à quelqu’un comment faire ça et lui dire : maintenant, tu en fais une procédure écrite s’il te plaît.

La plupart du temps aujourd’hui, on forme beaucoup les gens sur des trucs d’ordinateur.

Pourquoi ne pas simplement enregistrer votre écran d’ordinateur pendant que vous expliquez quelque chose à quelqu’un. Comme ça, après, ça fait une vidéo qu’il peut revoir encore et encore. Ça crée une procédure vidéo simplement.

Vous pouvez utiliser Camtasia sur PC ou Screenflow sur Mac.

Vous pouvez aussi quand vous expliquez quelque chose à l’oral à quelqu’un prendre votre Smartphone et vous enregistrer. Et ça fait une procédure vidéo.

Après, vous demandez à l’employé d’en faire une procédure écrite.

Il n’y a plus d’excuse aujourd’hui de ne pas faire de procédure. Ça peut vraiment vous sauver la mise. Et parfois, ça vous aide aussi à dépasser des petits blocages parce que finalement, si Pierre aurait investi un peu de temps pour former la personne, il aurait gagné plus de temps au final.

Mais au moins avec les procédures, vous n’avez pas ce blocage-là, vous gagnez du temps.

En plus, c’est plus efficace parce que le gros avantage aussi des procédures, c’est que s’il y a une erreur qui a été commise, il n’y a que deux options possibles : Soit il y a une erreur dans la procédure, et dans ce cas-là, vous changez la procédure et l’erreur ne se reproduira plus. Soit c’est l’employé qui n’a pas bien suivi la procédure, et dans ce cas-là, c’est incontestable.

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