EXTERNALISER : Comment CHOISIR les premières tâches à confier à d’autres – les CRITÈRES

Aujourd’hui je partage avec vous comment CHOISIR les premières tâches à EXTERNALISER dans votre entreprise.

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Je partage les CRITÈRES à prendre en compte pour choisir précisément quelles sont les tâches à externaliser en premier dans votre entreprise.

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Nombreux sont ceux qui cherchent un moyen pour alléger leur emploi du temps et profiter un peu plus de la vie. Dans cette vidéo, Olivier Roland souligne 3 tâches importantes que vous pouvez externaliser afin d’accomplir cet objectif.

1. La comptabilité. Cette tâche peut être externalisée dès l’ouverture de votre entreprise. Pour les non-initiés, elle nécessite un long apprentissage et s’avère très sensible puisque la moindre erreur peut coûter cher. Un budget compris entre 1 000 à 2 000 euros par an suffit pour déléguer le travail à un cabinet expert en la matière.

2. Le support informatique. Il est normal de savoir conduire sans connaitre le B-à-BA de la mécanique. C’est également valable dans l’entreprenariat. En revanche, il est plus judicieux de faire appel à des techniciens pour assurer la maintenance, tout simplement parce que c’est moins coûteux et nettement plus efficace. Cette tâche est d’autant plus indispensable pour les entreprises en ligne.

3. Le secrétariat. Plus ou moins à moyen terme, vous pouvez également déléguer les tâches administratives à une télésecrétaire, qu’il s’agisse d’appels, de mailing, de service après-vente ou encore pour organiser votre journée. Cette pratique est très courante et vous permet d’économiser entre 15 minutes à 1 heure par jour.

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https://www.youtube.com/watch?v=_JH6DyK5S20

Musique : Sound Off (bibliothèque YouTube)

 

Transcription texte (littérale) de la vidéo « EXTERNALISER : Comment CHOISIR les premières tâches à confier à d’autres – les CRITÈRES » :

Bonjour, ici Olivier Roland et bienvenue dans cette nouvelle vidéo. Alors ce que j’aimerais partager avec vous aujourd’hui, alors je trouve toujours près de Cancún au Mexique, c’est quels sont les critères pour décider quelles tâches vous allez externaliser en premier dans votre entreprise. Puisque c’est une question qu’on me pose souvent. Voilà, on me dit : Olivier, j’ai démarré mon business, ça commence à bien marcher mais c’est vrai que voilà, je croule un petit peu sous le travail. Comment choisir les tâches à externaliser en premier ? Quels sont tes conseils par rapport à ça ?

Alors, c’est une question qui peut être complexe puisqu’effectivement, la réponse va dépendre en partie du marché dans lequel vous êtes, du business en tant que tel mais il y a quand même des critères qui sont universels. Typiquement, moi, ce que je recommande pour rester 20/80 c’est d’externaliser toutes les tâches, un, qui sont techniques donc qui requiert une expertise que vous n’avez pas, donc qui vont vous demander un apprentissage qui va être long avec un cours d’apprentissage difficile alors que vous n’avez pas le temps de faire ça. Vous démarrez votre business, il faut que vous vous concentriez sur le plus important à savoir la vente. C’est ce que je dis toujours.

Si vous avez les plus beaux bureaux du monde, les plus belles cartes de visite du monde, le plus beau site web du monde, tout ce que vous voulez du monde et que derrière vous n’avez pas de vente, ça ne sert à rien. Votre entreprise va mettre la clé sous la porte plus ou moins vite en fonction de la réserve de cash que vous avez derrière. Mais ce qui est certain, c’est qu’elle va vous voler de l’argent et que au bout d’un moment, vous n’en aurez plus et vous devrez mettre la clé sous la porte. Donc votre priorité en tant qu’entrepreneur, c’est d’avoir des clients et de faire des ventes, des ventes, des ventes, et encore des ventes.

Donc, il faut externaliser, ce qui est technique et va vous demander trop de temps à maîtriser. Et deux, même si vous savez faire, va vous demander trop de temps alors que justement ce n’est pas votre métier à la base, ce n’est pas ce qui va vraiment apporter de la valeur ajoutée dans votre entreprise.

Donc typiquement, quelles sont les choses que je recommande d’externaliser en premier ?

Alors en tout premier, quand je dis en tout premier, c’est dès la création de l’entreprise, dès le premier jour de création de l’entreprise, vous devez externaliser la compta. Ça paraît évident et ça l’est. La comptabilité c’est vraiment l’exemple typique parce que c’est extrêmement technique, ça met des années pour être maîtrisé complètement et même les experts font encore des erreurs. En plus, ça va vous prendre beaucoup de temps à le faire en interne même si vous maîtrisez les compétences. Et trois, au-delà de ça, c’est que si vous faites une erreur en comptabilité, ça peut avoir des graves répercussions fiscales sur votre entreprise parce que si vous vous trompez dans la compta, vous allez aussi vous tromper dans votre déclaration d’impôts, dans le paiement des cotisations sociales et de tout un tas d’autres taxes. Et donc du coup, en cas de contrôle, ça peut faire très, très mal puisqu’on peut vous appliquer des pénalités de retard, etc. Donc la compta, et je vous dis même les comptables, même les experts comptables peuvent faire des erreurs, donc c’est pour vous dire à quel point c’est vraiment important d’externaliser ça. C’est vraiment la première chose. Vous pouvez facilement trouver pour une boîte qui démarre des experts comptables qui vont vous prendre pour 1 000, 2 000 euros par an pour faire toute votre comptabilité.

Vous pouvez faire ce que ce j’avais fait moi. Moi à l’époque, c’était en 2000 quand j’avais créé ma première boîte. J’avais envoyé un fax à – je ne sais pas – les 50 experts comptables de ma ville. Je leur ai exposé ma situation puis je leur ai demandé de m’envoyer un autre devis, un devis par fax. Et puis après, j’ai été voir les trois moins cher et j’ai pris celui qui me plaisait plus. Aujourd’hui, vous pouvez le faire par email puisque tous les comptables ont des emails. N’hésitez pas à faire ça, ça va vous permettre de trouver un bon expert-comptable pas cher au début.

Ensuite, quelque chose de très important à externaliser, c’est tout ce qui est support informatique. Si vous regardez mes vidéos, c’est sans doute que vous êtes intéressés par l’ancien business en ligne ou que vous avez déjà un business en ligne et qui dit business en ligne dit forcément que vous avez un site web qui est hébergé sur un serveur et vous avez sans doute une liste email etc. Donc, il y a différentes choses techniques qu’il faut maîtriser. Alors normalement pour maîtriser l’interface, c’est comme ce que je dis toujours. C’est comme pour conduire une voiture. Vous n’avez pas besoin de savoir réparer un moteur ou de savoir comment un moteur de voiture fonctionne pour savoir conduire une voiture. Pareil, vous pouvez savoir utiliser un site web notamment avec WordPress sans savoir comment ça fonctionne. Mais derrière, tout comme quand vous avez une panne de moteur, vous ne vous embêtez pas à réparer le moteur par vous-même mais vous allez appeler un garagiste. Voilà, c’est la même chose. Il vous faut absolument un prestataire informatique dans votre entreprise. C’est absolument vital si vous avez une entreprise en ligne.

Vous devez avoir quelqu’un de confiance et qui est compétent et qui peut vous dépanner rapidement et pour un prix raisonnable dès qu’il y a un bug sur votre site internet, dans votre système de commande, dans votre mailing list, etc. Mais vous devez évidemment être capable quand même de gérer, d’utiliser l’interface au quotidien. Voilà, c’est la même chose que d’apprendre à conduire. Ça ne prend que quelques heures. En 20 heures, en général, on peut savoir conduire une voiture, 30 pour certains. Et par contre, on n’apprend jamais à dépanner un moteur parce que ça ne sert à rien. On va voir un garagiste et on n’a pas envie de passer des années à apprendre à réparer un moteur. On préfère filer un peu d’argent au garagiste et pendant ce temps-là, et bien gagner de l’argent dans notre entreprise.

Donc ça, c’est important. Et troisième chose aussi que je recommande d’externaliser. Alors plus ou moins vite, je ne recommande pas forcément d’externaliser tout de suite. Il vaudrait quand même attendre d’avoir un certain revenu. Mais quelque chose que vous devez faire au bout d’un moment, c’est tout ce qui est administratif, secrétariat.

Je ne vous dis pas d’embaucher une secrétaire mais tout simplement de prendre une télésecrétaire, donc une secrétaire à distance, en prestataire. Aujourd’hui, on peut sans trop de difficulté trouver des télésecrétaires disponibles qui ont plusieurs clients et qui vont être des prestataires pour vous et qui vont travailler à distance. Et à votre télésecrétaire, vous allez lui confier tout ce qui est gestion du courrier papier, éventuellement gestion des emails, être sûr que vous payez les impôts, les taxes à temps.

Moi personnellement, je confie ça à mon comptable, peut-être que vous pouvez confier ça à votre comptable aussi, à vous de voir. Gestion des remboursements clients, gestion des emails SAV, tout ce genre de choses qui, pris séparément, ne prenne pas forcément prendre beaucoup de temps mais quand vous les additionnez, ça peut tout simplement 30 minutes, une heure par jour.

Et vous vous rappelez dans une vidéo que récemment, je vous disais que économiser cinq minutes par jour, tous les jours, à la fin de l’année, ça fait quand même 30 heures d’économisées. Imaginez ce que ça vous fait si vous économisez 30 minutes à une heure par jour. La différence est juste incroyablement élevée.

Donc, voilà, c’est ce que je voulais partager avec vous aujourd’hui. En tout cas, pensez à externaliser à votre entreprise les choses techniques que vous n’avez pas le temps d’apprendre à maîtriser ; deux, les choses qui vous prennent du temps même si vous savez les faire et ce qui vous distrait finalement de ce qui vous fait vraiment apporter de l’argent dans votre entreprise, ce qui constitue votre vraie valeur ajoutée. Et puis troisième critère, si vous faites des erreurs sur cette chose, ça peut avoir des conséquences importantes. Et puis voilà, essayez aussi de libérer du temps pour avoir un bon équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle.

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