Comment faire pour être plus PRODUCTIF ? Quel système de productivité ? (la question du jeudi)

Aujourd’hui je partage avec vous comment faire pour être plus PRODUCTIF, et quel système de productivité utiliser.

Cliquez ici pour obtenir les fichiers dont je parle dans la vidéo : http://olivier-roland.tv/wp-content/Docs/Fichiers-productivite.zip

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Je vous parle notamment de GTD, Zen to Done (ZTD) et Master Your Workday Now !

Pour aller plus loin :
http://www.des-livres-pour-changer-de-vie.fr/ – une sélection de livres rares et exigeants pour changer de vie
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http://www.habitudes-zen.fr/ – Vivre une vie zen et heureuse
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https://www.youtube.com/watch?v=Qhy11A9ZQ6c

 

Transcription texte (littérale) de la vidéo « Comment faire pour être plus PRODUCTIF ? Quel système de productivité ? (la question du jeudi) » :

Bonjour, ici Olivier Roland et bienvenue dans cette nouvelle vidéo qui est donc une nouvelle question du jeudi. Et une question qu’on me pose souvent, c’est : Olivier comment tu fais pour organiser tes journées ? Est-ce que tu utilises un système de productivité et si oui, lequel ?

Alors, c’est une excellente question. Donc, c’est ce que je vais partager avec vous aujourd’hui.

En fait, le système de productivité que j’utilise, c’est un mélange entre plusieurs systèmes qui existent. Le tout premier que j’ai découvert, c’est GTD « Getting Things Done » qui était traduit en français sous le titre « S’organiser pour réussir ». Vous avez la couverture qui s’affiche là. Si vous cliquez dessus, vous pourrez aller voir le résumé que j’avais publié sur mon blog Des livres pour changer de vie. Donc, très bonne méthode mais extrêmement complexe. C’est vraiment une énorme usine à gaz. Et donc d’ailleurs, j’ai rencontré des tas d’entrepreneurs. Il y en a beaucoup qui ont appliqué des conseils par ci, par là de GTD mais j’en ai rencontré aucun jusqu’à présent qui l’a appliqué complètement.

Donc s’il y a un petit peu de GTD, il y a un petit peu de « Zen To Done », la fameuse méthode de Leo Babauta que je traduis régulièrement sur mon blog Habitudes zen. Et Leo Babauta a pris GTD, il a dit : « Ah, c’est trop compliqué, il a simplifié au maximum et ça a donné « Zen to done ». Donc ça, j’utilise pas mal « Zen to done », et j’utilise aussi la méthode qui m’a le plus parlé, c’est la méthode « Master Your Workday Now » de Michael Linenberger. Donc malheureusement, ce livre n’a jamais été traduit en français mais ça tombe bien puisque aujourd’hui, je vais partager avec vous justement le 20/80, l’essentiel de cette méthode et les autres méthodes que j’utilise. Tout ça, combiné d’ailleurs dans deux fichiers Word que vous allez pouvoir télécharger juste en dessous de la vidéo.

Alors, comment j’organise ma journée ? Quel est l’outil de productivité que j’utilise ?

Et bien, c’est tout simplement donc deux fichiers Word extrêmement simples. Le problème des personnes qui sont adeptes de GTD, c’est qu’elles utilisent des logiciels qui sont des usines à gaz pour gérer leurs tâches et les classer. Et parfois, ça demande énormément de temps de devoir gérer ce système-là. Ce qui est bien dans l’approche de justement Michael Linenberger dans « Master Your Workday Now », c’est qu’on utilise juste deux fichiers Word – quand je dis Word, c’est le fichier texte en fait – et rien d’autre. Et ça suffit déjà à s’organiser bien, bien, bien mieux que si on n’avait pas de système de productivité du tout.

Donc, ces deux fichiers que vous pouvez télécharger en fait, le premier c’est tout simplement votre travail de la semaine et du jour que vous allez mettre. En fait, tout en haut du fichier, vous avez les grosses pierres de la semaine. Ça, vous déterminez ça le dimanche soir ou le lundi matin et vous allez décider voilà : qu’est-ce que je dois accomplir absolument cette semaine pour que cette semaine ait été véritablement productive ? Et vous allez mettre en haut de votre fichier Word les deux, trois, éventuellement quatre mais pas plus les plus gros objectifs que vous voulez atteindre cette semaine et que vous devez atteindre. Voilà. Et évidemment, ces gros objectifs doivent être eux-mêmes reliés à votre objectif principal de l’année ou sur plusieurs années. Par exemple, ça peut être créer mon entreprise, écrire mon bouquin – je ne sais pas – faire le tour du monde, tous les gros projets qui vous tiennent à cœur. Et bien, vous devez avoir au moins une grosse pierre par semaine qui vous permet d’avancer dans votre projet parce que si toutes les semaines, vous faites en sorte que vous faites au moins une action qui va vous avancer vers votre objectif, vous êtes sûr que chaque semaine de l’année, vous allez avancer concrètement vers lui et que ça va être une semaine qui ne sera pas perdue pour rien, par rapport à cet objectif.

Donc, les grosses pierres de la semaine. Et ensuite, le matin ou la veille au soir, vous allez mettre dans le cadre juste en dessous qui sont les TPI du jour, donc les tâches plus importantes du jour, et bien vous allez déterminer les tâches que vous voulez absolument faire ce jour-là ; soit le lendemain si vous faites ça la veille au soir, soit le jour même si vous faites ça le matin avant de démarrer votre journée.

Quand vous déterminez vos TPI, il faut simplement répondre à cette question : Est-ce que je suis prêt à travailler plus tard ce soir si je n’ai pas terminé cette tâche avant que ma journée de travail se termine normalement ? Si la réponse est oui, vous mettez ça dans vos TPI, c’est les tâches que vous voulez absolument faire. Evidemment, il faut que ces TPI soient reliées dans l’idéal à vos grosses pierres. Si vous arrivez vendredi et que vous avez mis plein de TPI tous les jours mais qu’il n’y a aucune qui est reliée à vos grosses pierres, il y a un problème, vous avez compris. Les choses sont reliées. Il faut que vos TPI soient reliées à vos grosses pierres qui sont donc juste au-dessus, qui sont les objectifs de la semaine.

Et en dessous, dans le cadre juste en dessous, vous allez mettre toutes les tâches que vous voulez faire si jamais vous avez le temps de le faire tout simplement. Donc, ça veut dire que quand vous démarrez votre journée, vous savez exactement quelles sont les tâches prioritaires que vous voulez faire. Et ce n’est pas compliqué. Vous faites ces tâches-là ; et si jamais vous avez terminé les TPI que vous avez déterminés pour votre journée, à ce moment-là seulement, vous travaillez sur les tâches qui sont en dessous. Et puis au fur et à mesure, vous pouvez déplacer ces tâches-là qui sont en dessous dans les TPI. Ou inversement. Si pendant plusieurs jours finalement, il y a une TPI qui reste tout le temps dans ce cadre TPI et que vous ne la faites pas, vous la déplacez en bas. Ça veut dire que finalement, elle n’est pas si importante que ça. Encore une fois, il faut répondre à la question : Est-ce que je suis prêt à travailler plus tard ce soir pour la terminer ? Si celle-ci est restée plusieurs jours dedans, c’est clairement que quelque part, il y a quelque chose qui n’a pas fonctionné et que vous n’avez pas bien répondu à cette question.

Et bien, vous allez aussi vous rendre compte. Toutes les semaines en fait, vous allez faire une review de toutes les tâches qui sont encore dans votre liste de tâches en dessous des TPI, ou des tâches qui sont restées dans vos TPI trop longtemps. Et vous allez décider si vous voulez les accomplir la semaine qui vient ou si vous les mettez de côté. Le truc, et c’est là où il est le génie de Michael Linenberger, c’est qu’il dit voilà : « C’est extrêmement difficile pour nous d’effacer des tâches dans notre liste de tâches parce que si on les a mis à un moment, c’est qu’elles nous tiennent à cœur. » Mais bon, on a tous eu des tâches qui sont restées une semaine, deux semaines, un mois, trois mois, six mois, un an dans notre liste de tâches et qu’on n’a jamais faites. Il dit : « Mais c’est parce qu’on n’aime pas les effacer ces tâches-là. »

Donc, une astuce très simple. C’est là où à quoi sert le deuxième fichier, c’est le fichier au-delà de l’horizon. Et donc, c’est tout simplement : toutes les tâches qui restent trop longtemps dans votre liste de tâches et que vous ne faites pas, vous allez les déplacer. Vous allez faire un couper/coller vers ce nouveau fichier au-delà de l’horizon. Et si un jour, vous êtes dans une situation où vous ne savez absolument pas quoi faire, où vous aviez fait absolument toutes les tâches qui sont dans votre fichier Word, et bien vous allez ouvrir le fichier au-delà de l’horizon. Donc, ça permet de se rassurer psychologiquement et de se dire ben voilà : si un jour, j’ai le temps, je le ferai.

Je vous dis de manière très sincère, ça fait peut-être trois ans que j’utilise cette méthode de productivité, je n’ai jamais ouvert le fichier au-delà de l’horizon parce que je n’avais plus rien à faire dans la journée, en me disant : « Ah ben zut, je ne sais pas quoi faire aujourd’hui, je vais ouvrir mon fichier au-delà de l’horizon pour savoir quoi faire. » En gros, toutes les tâches que vous mettez dedans, elles vont disparaître. Mais ça permet de ne pas avoir peur de se dire : Ah mon Dieu, j’efface une tâche qui pourtant compte pour moi, etc. parce que dans les faits, elle ne compte plus pour nous mais on a un peu de mal à s’en débarrasser.

Donc, voilà. On pourrait parler de ça pendant longtemps. Il y a encore des tas de choses à dire mais là, vous avez vraiment le 20/80.

Téléchargez les fichiers juste en dessous de la vidéo et vous pouvez commencer à appliquer demain. Alors, je ne vous dis pas que ça va fonctionner forcément pour vous. Ça a fonctionné pour moi, ça a fonctionné pour différentes personnes. J’ai pas mal d’élèves qui ont utilisé ce système et qui m’ont dit que c’était vraiment excellent. Donc ce que je vous invite à faire, c’est tout simplement d’être un bon sceptique, de vous dire : « Ok, peut-être que ça va marcher, peut-être que ça ne va pas marcher, le meilleur moyen c’est de tester pour moi-même. »

Voilà, et puis j’attends toujours vos questions pour faire les prochaines vidéos du jeudi. Donc, s’il vous plaît, prenez quelques instants, quelle est la question que vous avez toujours rêvé de me poser sans jamais oser ou quelle est la question que vous n’avez pas encore eu l’occasion de me poser. Et bien, posez-la moi dans les commentaires. Si vous avez déjà posé la question avant mais je n’ai pas répondu, remettez-la aussi en dessous dans les commentaires, ça me permettra de me rafraîchir un petit peu la mémoire et pour vous, ça vous donnera une nouvelle chance, pour moi de répondre à cette question. Donc, allez-y maintenant, laissez une question dans les commentaires et j’y répondrai peut-être dans une prochaine vidéo.

Donc, voilà. Merci d’avoir regardé cette vidéo. Donc comme d’habitude pour télécharger gratuitement mon livre « Zen et heureux » qui vous donne d’autres techniques pour être plus zen et plus heureux dans votre vie, vous cliquez sur la couverture qui apparaît ici ou sur le lien qui apparaît là, vous laissez votre prénom et votre email, et je vous envoie le livre immédiatement.

Et puis comme d’habitude, j’ai besoin de votre feed-back. Si vous avez aimé cette vidéo, cliquez sur « j’aime » juste en dessous et puis partagez-la. Si vous n’avez pas aimé, cliquez sur « je n’aime pas » et puis ne la partagez pas bien sûr.

Merci d’avoir regardé cette vidéo. À demain pour la prochaine. Au revoir !

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