5.5 astuces SIMPLES pour plus d’EFFICACITÉ et de MOTIVATION (Agir et Réussir)

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Transcription texte (littérale) de la vidéo « 5.5 astuces SIMPLES pour plus d’EFFICACITÉ et de MOTIVATION (Agir et Réussir) » :

Bonjour, ici Olivier Roland. Je vais partager avec vous 5 moyens d’augmenter dramatiquement votre productivité et d’accomplir plusieurs choses en moins de temps.

La première est une technique très simple. C’est de lister les trois tâches les plus importantes que vous voulez accomplir dans la journée tous les matins. Cela peut être aussi le soir ou la veille par exemple avant de vous coucher.

Vous choisissez trois tâches qui sont reliées aux objectifs qui comptent vraiment pour vous, ce que vous voulez accomplir cette année. Cela peut être créer votre boîte, augmenter votre chiffre d’affaires, ou publier votre livre.

L’idée, c’est que non seulement vous allez les noter sur une feuille de papier à côté de vous en permanence pendant votre journée de travail ou sur un document qui va rester ouvert sur votre ordinateur, mais vous allez les accomplir le plus vite possible. Dans l’idéal, ça va être les trois premières choses que vous faites dans la journée.

Ce qui est extraordinaire quand vous faites ces trois premières tâches en premier dans la journée, c’est que vous pouvez passer le reste de la journée à picoler de la bière dans un pub britannique ou ailleurs. Vous aurez avancé concrètement vers les objectifs qui comptent vraiment pour vous.

Mettez ça en place dès ce soir, dès demain matin. Notez les trois tâches principales que vous voulez accomplir dans la journée. Mettez-les dans votre agenda, notez-les sur une feuille de papier ou un document, et puis barrez-les au fur et à mesure que vous les accomplissez.

Je vous recommande la feuille de papier parce que ça permet vraiment d’avoir à côté de soi en permanence. Et à la fin de la journée, vous voyez si vous avez réussi à faire ces trois tâches, si elles sont barrées ou pas.

La deuxième astuce pour augmenter dramatiquement votre productivité, c’est la fameuse règle des deux minutes.

Vous êtes nombreux à utiliser un système de productivité comme GTD (Getting Things Done) ou Zen to done ou Work the system ou à utiliser un peu un mix de tout. Vous êtes en tout cas très nombreux à utiliser des listes de choses à faire : faire des listes de tout ce que vous avez accompli et les cocher au fur et à mesure, ce que les Anglo-saxons appellent des « To do list ».

Si vous n’utilisez pas les « To do list », faites-le parce que c’est vraiment important.

Je vous ai donné les trois tâches les plus importantes à accomplir. Donc, vous allez mettre ce que je dois absolument accomplir aujourd’hui, les trois tâches. Ensuite, si j’ai le temps, je vais également faire… et vous mettez les tâches que vous voulez faire aujourd’hui.

Et la règle de deux minutes, c’est que si une tâche demande moins de deux minutes pour être réalisée, vous la faites immédiatement.

C’est vrai que si vous êtes dans un moment où vous êtes focus sur quelque chose, ça peut être une interruption. Mais de manière générale, mettre des tâches de moins de deux minutes dans votre système, c’est une perte de temps parce que vous allez mettre plus de deux minutes souvent à les mettre dans votre système.

C’est-à-dire que vous allez les écrire, vous aller les lire plusieurs fois après en regardant votre liste de tâches à faire. Du coup, ça va prendre du temps de cerveau pour rien. Et après, pareil, vous allez devoir l’enlever du système quand vous l’avez faite.

Si vous avez une petite tâche de deux minutes à laquelle vous pensez, vous la faites tout de suite, ça prend moins de deux minutes et vous revenez immédiatement à votre tâche.

La troisième astuce, c’est d’utiliser la fameuse tomate, c’est-à-dire le fameux pomodoro qui veut dire tomate en italien.

C’est une technique qui repose sur une minuterie. Quand ça a été inventé dans les années 80, l’auteur utilisait beaucoup une minuterie de cuisine en forme de tomate. Le concept est ultra simple et complètement contre intuitif.

Comme d’habitude, pour vraiment voir si ça fonctionne pour vous, il n’y a qu’une seule manière : il faut être un bon sceptique. C’est-à-dire vous dire : je ne sais pas si ça va marcher pour moi, mais je vais tester et on verra bien.

Le concept est le suivant : vous mettez le minuteur sur 25 minutes et vous travaillez sans interruption pendant 25 minutes. Si vous pensez instantanément à une règle de deux minutes, faites-la tout de suite, ça vous évitera qu’elle vous encombre le cerveau ou votre système.

A part ça, pas d’exception : pas de Facebook, pas de Youtube, pas d’appel téléphonique, 25 minutes focalisés entièrement, complètement, concrètement sur votre tâche.

Maintenant, on n’a plus besoin des minuteurs de cuisine. Sur mon iPhone par exemple, j’ai une application Pomodoro, vous pouvez en trouver facilement. Sinon, vous utilisez le chronomètre de votre Smartphone, ça fonctionne très bien.

Au bout de 25 minutes, vous allez remettre le minuteur sur 5 minutes. Et pendant 5 minutes, vous faites ce que vous voulez, sauf travailler sur votre ordinateur.

Vous vous étirez un petit peu, vous faites des mouvements, vous chantez, vous allez aux toilettes, vous buvez un petit verre d’eau, vous méditez. Vous faites ce que vous voulez, mais vous sortez un peu la tête de votre travail.

Ça peut paraître complètement contre intuitif, mais il faut savoir toutes les études sur le travail scientifique qui existe déjà depuis un moment. Il faut lire le livre de Taylor qui est très intéressant.

On s’imagine Taylor, l’inventeur du taylorisme, comme quelqu’un qui exploitait les ouvriers, qui voulait les transformer en machine. La réalité est très loin quand on lit son livre. Il était très humain, il voulait améliorer le quotidien des ouvriers en améliorant leurs performances.

Une des découvertes les plus contre intuitives qu’il a fait dans son livre, c’est de montrer que justement en accordant des pauses aux ouvriers régulièrement, on augmentait les performances. Donc, en vous accordant des pauses régulièrement, vous allez augmenter vos performances.

J’ai trouvé personnellement quelque chose de génial pour remplir cette période de 5 minutes vraiment magique qui, à la fois, me fait sortir de mon travail, fait travailler mon cerveau différemment et, en plus, me fait progresser dans quelque chose qui me tient à cœur. C’est que je joue un peu de guitare tout simplement.

J’ai mon bureau et je mets en place mes minuteries de 25 minutes. Après, pendant mes 5 minutes de repos, je vais jouer un peu de guitare. J’ai mes partitions qui sont prêtes, mes tablatures et je joue. Et c’est génial parce que je progresse. Je sais que je fais automatiquement de la guitare tous les jours, ça me sort complètement du truc et ça m’apaise. J’adore jouer comme ça de la guitare.

Pour vous, ça peut être autre chose. Mais essayez de trouver des choses qui n’ont vraiment rien à voir avec votre travail que vous pouvez faire pendant cette période de 5 minutes. Et tous les 4 Pomodoros, c’est-à-dire toutes les deux heures, vous faites une pause de 20 minutes.

Certains préfèrent faire du travail en continu pendant 50 minutes et prendre une pause de 10 minutes. Pourquoi pas ? Mais déjà, expérimentez le Pomodoro de base et voyez la différence que ça fait dans votre productivité.

La quatrième astuce très, très importante pour augmenter votre productivité, c’est : arrêtez le multitâche.

Cela ne sert à rien. Il y a des tas d’études qui montrent que c’est vraiment beaucoup moins efficace de faire plusieurs choses en même temps, genre je fais Facebook, je fais email, je fais Youtube, tout en même temps. Essayez de faire des tâches en lots. Ça va être le cinquième conseil.

Vous allez regrouper toutes les tâches similaires et vous allez les faire une à une. Donc, arrêtez le multitâche et regroupez les tâches similaires.

Par exemple, si vous avez trois ou quatre appels téléphoniques à passer dans une journée, plutôt que d’en passer une en début de matinée, un autre en fin de matinée, un autre en début d’après-midi, etc., vous prenez une demi-heure dans votre agenda ou trois quarts d’heure, le temps qu’il faut, et vous les faites de manière séquentielle dans le même laps de temps. C’est ce qu’on appelle faire du traitement en lot.

C’est efficace parce que c’est comme quand on fait du sport, notre cerveau a besoin d’un temps d’échauffement pour être vraiment performant sur une tâche en particulier. Il doit aller chercher dans notre mémoire à long terme des choses et les charger dans notre mémoire de travail qui est la mémoire qui nous permet de réfléchir, d’agir sur des concepts. C’est un processus qui prend du temps. On peut avoir plusieurs minutes pour être vraiment à fond dans quelque chose.

Donc si vous n’arrêtez pas de switcher d’une tâche à l’autre, chaque fois, votre cerveau doit décharger ce qu’il a dans sa mémoire de travail et recharger d’autres choses qui n’ont rien à voir. Du coup, ça vous fait perdre du temps, de l’énergie et de la performance.

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